В наше время бурного развития цифровых технологий общаться друг с другом стало легче и быстрее, так как появилась электронная почта. Таким образом, эпистолярный жанр фактически остался только в форме электронных писем. Но и в электронной переписке необходимо соблюдать определенный этикет, особенно если вы пишите реальному или потенциальному клиенту или партнеру.
Обязательно нужно заполнять строку «Тема». Это то, о чем вы пишите, то есть действительно тема вашего письма. Она должна быть лаконичной, но интересной и максимально информативной – большинство определяют по темам, стоит ли читать письмо, удалить его сразу или поместить в спам.
Но вот суть вопроса изложена в нескольких словах. Дальше приступайте к самому письму. Оно не должно быть длинным, размытым. Краткость в таком деле действительно сестра таланта. Одна мысль – одно письмо, если нужно передать несколько мыслей, лучше написать несколько писем, к примеру, одно - сделки с коммерческой недвижимостью, а другое - реализация черного металла. Так получатель письма не запутается в изложении ваших идей и легче сможет сориентироваться и ответить.
Необходимо избегать в письме канцеляризмов, пустословия, различных бессмысленных украшательств и выражения эмоций. Приступайте сразу к делу. Главное правило журналистов – изложить идею всего текста в первом абзаце. Если вы решили оставить под конец самое главное и интересное, этого могут и не прочитать. Занятые люди, получающие в день кучу электронных писем, обычно быстро проглядывают первый абзац и только если содержание их заинтересовало, читают письмо до конца.
Если это необходимо, подробности помещайте в приложении и прикрепляйте к основному файлу. Такое приложение не должно «весить» больше 2 Мб, и если информации больше, ее нужно разделить на несколько приложений.
В письме ни в коем случае не должно быть ляпов и ошибок. Нужно прочитать его внимательно несколько раз и исправить, если необходимо. Текст должен быть позитивен, его содержание – давать представление о вас как о человеке энергичном, конкретном и честном. Лучше внимательней отнестись к составлению письма, не пожалеть на это времени, чем потом жалеть о неудавшейся сделке или упущенном клиенте.
| Хотите будь всегда в курсе? Подпишитесь на обновления журнала по RSS, E-mail и Twitter |